Mehr Transparenz in der Corporate Governance dank neuer ISO-Normen für Schriftgut-Managementsysteme

Im Zuge der in jüngster Zeit zu Tage getretenen Mängel auf dem Gebiet der Corporate Governance sind zwei neue ISO-Normen erarbeitet worden, anhand derer Unternehmensinformationen rascher und wirksamer offengelegt werden können. Unregelmässigkeiten im Umgang mit Finanzen, im ethischen Verhalten, in der Offenlegung und in Bezug auf die Transparenz der Entscheidungsfindung sind gang und gäbe geworden, weshalb die Unternehmen nun unter erhöhtem Druck seitens der Aufsichtsbehörden in der jeweiligen Branche stehen.

Die Normen ISOISO
International Organization for Standardization 30300:2011 «Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary» und ISOISO
International Organization for Standardization 30301:2011 «Information and documentation - Management systems for records – Requirements» enthalten die Essenz des Sachverstandes von Experten aus 27 Ländern und 5 Kontinenten.

Die beiden Normen sind derart gestaltet worden, dass sie mit anderen von der ISOISO
International Organization for Standardization erarbeiteten Normen für Managementsysteme wie der ISOISO
International Organization for Standardization 9001 (Qualitätsmanagement), der ISOISO
International Organization for Standardization 14001 (Umweltmanagement) und der ISOISO
International Organization for Standardization/IECIEC
International Electrotechnical Commission 27001 (Management der Informationssicherheit) kompatibel sind bzw. diese ergänzen.

Als Dachnorm beschreibt die ISOISO
International Organization for Standardization 30300 die Grundlagen und Begriffe der gesamten Normenreihe, während die ISOISO
International Organization for Standardization 30301 die Anforderungen an ein Schriftgut-Managementsystem formuliert. Weitere Normen der Reihe ISOISO
International Organization for Standardization 30300 werden aktuell erarbeitet.

Wie Judith Ellis und Carlota Bustelo, die Vorsitzenden der für die Gestaltung dieser Normen zuständigen Arbeitsgruppe, betonen, bietet die Normenreihe ISOISO
International Organization for Standardization 30300 einen auf die Ziele und die Strategie eines Unternehmens abgestimmten systematischen Ansatz zur Erstellung und Verwaltung von Schriftgut. Das Management von Schriftgut anhand eines entsprechenden Systems fördert die Kosteneffizienz betrieblicher Prozesse wie Rechtsstreitigkeiten, Due Diligence oder der Ablage und des Wiederauffindens bzw. der Wiederverwendung von Informationen.

Die Kosten der Entwicklung eines Schriftgut-Managementsystems sind vom Ausmass der Umsetzung innerhalb eines Unternehmens abhängig und werden durch die geschäftlichen Anforderungen und die Bewertung der Risiken bestimmt. Ein solches System kann sowohl mittel- als auch langfristig einen Ertrag abwerfen und einen Beitrag zur Kostenvermeidung leisten.

Unternehmen und Organisationen aller Art – ob gewinnorientiert oder gemeinnützig, staatlich oder privatwirtschaftlich, gross oder klein – sind aufgrund weltweit wirkender Faktoren dazu gezwungen, durch Einrichtung eines Schriftgut-Managementsystems Kosten zu senken und ihre Reaktionsfähigkeit im externen Umfeld zu erhöhen. Zu diesen Faktoren gehören:

• die Verschärfung des Wettbewerbs,
• der technologische Wandel hin zu E-Commerce und E-Government,
• die Geschwindigkeit der Kommunikationsmittel und der Informationsverbreitung über das Internet,
• die zunehmende Komplexität der Regulierung auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene,
• die erhöhten Erwartungen der Bürger bezüglich eines verantwortungsbewussten, transparenten und sozial verträglichen Verhaltens von Unternehmen,
• die gestiegenen Risiken im externen Umfeld, einschliesslich von Sicherheitsbedrohungen und Naturkatastrophen.

Das Erstellen von Schriftgut ist fester Bestandteil der Tätigkeiten, Prozesse und Systeme jeder Organisation. Ein Schriftgut-Managementsystem ermöglicht Effizienz, Verantwortlichkeit, Risikomanagement und Kontinuität im Betrieb und ist die Grundlage dafür, dass Informationen auch wirklich als Geschäfts- und Wissensressourcen genutzt werden können. Ausserdem hilft ein Schriftgut-Managementsystem mit, das Gedächtnis einer Organisation angesichts der Herausforderungen im globalen und digitalen Umfeld in Schuss zu halten.

Diese neuen ISO-Normen sind unter anderem auf die Sektoren öffentliche Verwaltung, Bildung und produzierende Industrie (insbesondere Pharma und Bergbau) ausgerichtet und der Nutzen einer wirksamen Umsetzung dieser Normen sollte vor allem Unternehmen zugutekommen, die sich der sozialen Verantwortung verschrieben haben oder in einem Sektor tätig sind, der unter starkem Druck steht, Compliance zu demonstrieren.

Erarbeitet wurden diese neuen Normen auf der Grundlage der Erfahrung mit der Umsetzung der vor ungefähr zehn Jahren veröffentlichten ISOISO
International Organization for Standardization 15489, «Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung».

Quelle: ISO News and Media, 16.11.2011

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