ISO 20121 – für mehr Nachhaltigkeit im Eventbereich

Wieso hat sich der Verein für eine Zertifizierung nach ISO 20121 entschieden?
Jakob Etter: Vor ungefähr 20 Jahren mussten wir die Vereinsstrukturen neu ausrichten. Da ich beruflich im Qualitäts- und Umweltmanagement tätig war, übernahm ich diese Aufgabe. Einhergehend mit der internen Umstrukturierung entschieden wir uns für eine Zertifizierung nach ISO 9001, welche wir erfolgreich umsetzten. Zwei Jahre später folgte die Integration eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001. Fortlaufend führten wir die beiden Normen parallel zueinander bis wir im Jahr 2014 auf die ISO 20121 stiessen. Diese freiwillige, internationale Norm für ein nachhaltiges Veranstaltungsmanagement löste fortan die beiden bisherigen Normen ab.

Welchen Nutzen ergibt sich für den Kerzerslauf aufgrund der Norm?
Jakob Etter: Die Norm sorgt innerhalb der Organisation für klare Strukturen. So erhält jedes Mitglied des Organisationskomitees ein detailliertes Pflichtenheft und einen ausführlichen Aufgabenbeschrieb. Dadurch kann auch bei einem personellen Wechsel die Kontinuität sichergestellt werden. Bezüglich der Umweltthematik setzen wir uns unsere Massstäbe selbst. So dürfen teils Streckenabschnitte nicht mit dem Motorfahrzeug befahren werden, Abfälle werden systematisch getrennt und grösstenteils wiederverwertet, einmal pro Jahr veranstalten wir für die Organisatoren sowie die Helferinnen und Helfer einen Umweltschutztag. Nach einem Lauf wird von jedem OK-Mitglied ein Schlussbericht verfasst, der Verbesserungsmassnahmen, Erwartungen und mögliche Zielsetzungen enthält. Diese werden bei der Organisation des nächsten Laufs berücksichtigt. Mit diesem System bewegen wir uns in einer ständigen Verbesserungsschlaufe. Ich bin überzeugt, dass wir aufgrund der Zertifizierung nach ISO 20121 das Vertrauen und die Akzeptanz der Teilnehmenden, Sponsoren und Behörden in den Kerzerslauf weiter stärken können.

Wie sieht der Zertifizierungsablauf aus?
Jakob Etter: Vor jeder Austragung erarbeiten wir zusammen mit der Zertifizierungsstelle ein Auditprogramm. Jeweils einen Monat vor dem Anlass stelle ich dem Auditor bzw. der Auditorin die gewünschten Dokumente per E-Mail zu. Meist besucht der Auditor die Laufveranstaltung am Austragungstag. Hin und wieder ist er aber bereits am Vortag des Laufs – beim Aufstellen und Einrichten – vor Ort. Während des Audits überprüft er die einzelnen Bereiche und hält Rücksprache mit den Ressortleitenden sowie den Helferinnen und Helfern. Die Umsetzung der Veranstaltung wird kritisch mit deren Konzeption verglichen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Überprüfung der Sicherheitsvorgaben. Sechs Wochen nach der Veranstaltung stellen wir dem Auditor die Zusammenfassung der Schlussberichte, das sogenannte Management-Review, zu. Daraus erstellt er den Auditbericht mit den Verbesserungsmassnahmen und allfälligen Abweichungen. Bei der Schlusssitzung mit dem Organisationskomitee, welche jeweils im Juni stattfindet, ist der Auditor meist anwesend, um den Auditbericht zu erläutern und allfällige Fragen zu beantworten. Die Re-Zertifizierung dauert in der Regel eineinhalb Tage, das Überwachungsaudit circa einen Tag. Diese Termine werden vor Ort abgehalten und beanspruchen keine Vor- und Nachbearbeitung.

Was würden Sie als zertifizierte Organisation an der Norm verbessern?
Jakob Etter: Meiner Meinung nach wird die Sicherheit im Allgemeinen zu wenig berücksichtigt; Themen wie Datensicherheit und IT-Sicherheit müssten vermehrt miteinbezogen und überprüft werden. Aus eigenem Interesse gewichten wir den Bereich «Sicherheit» stark und integrieren ihn als vierte Säule in das Managementsystem. Die jährlichen Schlussberichte mit der Zielauswertung und den Zielsetzungen sind für uns Schlüsselelemente, die unbedingt beibehalten werden müssen. Wohingegen die Umweltaspekte noch stärker gewichtet werden könnten. Meines Erachtens sind die internen Audits an den Veranstaltungen schwierig durchzuführen.

Welche anderen Veranstaltungen sollten Ihrem Beispiel folgen und auch eine Zertifizierung mit der ISO 20121 anstreben?
Jakob Etter: Grosse Veranstaltungen im Sport-, Kultur- und Sozialbereich sollten diese Norm anwenden und umsetzen. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen, der Nutzen überwiegt jedoch deutlich. Besonders die interne Selbstoptimierung, die Sicherheitsaspekte und die Aussenwirkung sind wesentliche Elemente, wofür sich eine Zertifizierung nach ISO 20121 lohnt.

Revision ISO 20121:2012
Für die Revision der Norm wird das ISO-Projektkomitee 250 «Sustainability in event management» unter der Leitung von Rolf Schwery reaktiviert. Die ISO-Projektgruppe ist nach dem Prinzip der nationalen Delegierten aufgebaut. Dabei gilt das Prinzip: one country, one vote. Die nationale Meinung der Schweiz wird durch Schweizer Expertinnen und Experten im INB/NK 174 EG 250 «Nachhaltigkeit im Veranstaltungsmanagement» gebildet. Durch Ihr Mitwirken im Normenkomitee können Sie sich an der Revision der Norm beteiligen, sei es durch Abstimmen, Kommentieren oder indem Sie an der fachlichen Diskussion innerhalb der ISO-Arbeitsgruppe teilnehmen.

Der Kerzerslauf ist eine Laufveranstaltung in Kerzers im Kanton Freiburg, die seit 1978 jedes Jahr am dritten Samstag im März stattfindet. In diesem Jahr wird die 45. Austragung durchgeführt. Im Durchschnitt starten zwischen 8000 und 9000 Läuferinnen und Läufer. Die Strecken betragen 15 km, 10 km oder 5 km. Für Kinder gibt es Laufstrecken zwischen 300 m und 2 km. Das Organisationskomitee besteht aus 15 Personen. Insgesamt sind 650 Helferinnen und Helfer für die Organisation des Kerzerslaufs im Einsatz. Seit 20 Jahren stehen Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit für den Verein an oberster Stelle. Der Lauf gilt als Swiss Season Opening.