ISO 20121 – pour plus de durabilité dans l’événementiel

Pourquoi l’association a-t-elle opté pour une certification selon la norme ISO 20121 ?
Jakob Etter : Il y a environ 20 ans, nous avons dû réorganiser les structures de l’association. Comme je travaillais dans le management de la qualité et environnemental, je me suis chargé de cette tâche. Parallèlement à la restructuration interne, nous avons opté pour une certification ISO 9001, que nous avons mise en œuvre avec succès. Deux ans plus tard, nous avons intégré un système de management environnemental selon la norme ISO 14001. Nous avons continué à appliquer les deux normes en parallèle jusqu’à ce que nous découvrions la norme ISO 20121 en 2014. Cette norme internationale volontaire pour un management durable des événements a dès lors remplacé les deux normes précédentes.

Quels sont les avantages de la norme pour la Kerzerslauf ?
Jakob Etter : La norme garantit des structures claires au sein de l’organisation. Ainsi, chaque membre du comité d’organisation reçoit un cahier des charges et une description détaillée des tâches. Cela permet d’assurer la continuité même en cas de changement de personnel. En ce qui concerne les questions environnementales, nous nous fixons nous-mêmes nos propres critères. Ainsi, certains tronçons sont interdits aux véhicules à moteur, les déchets sont systématiquement triés et en grande partie recyclés, et nous organisons une fois par an une journée de la protection de l’environnement pour les organisateurs et les bénévoles. Après une course, chaque membre du comité d’organisation rédige un rapport final contenant des mesures d’amélioration, des attentes et des orientations possibles. Celles-ci sont prises en compte lors de l’organisation de la prochaine course. Grâce à ce système, nous évoluons dans une boucle d’amélioration continue. Je suis convaincu que la certification ISO 20121 nous permettra de renforcer la confiance et l’acceptation des participants, des sponsors et des autorités à l’égard de la Kerzerslauf.

Comment se déroule la certification ?
Jakob Etter : Avant chaque édition, nous élaborons un programme d’audit en collaboration avec l’organisme de certification. Un mois avant la manifestation, j’envoie par e-mail à l’auditeur ou à l’auditrice les documents souhaités. La plupart du temps, l’auditeur se rend à la course le jour de l’événement. Il arrive toutefois qu’il se rende sur place la veille de la course, lors de la mise en place et de l’installation. Pendant l’audit, il contrôle les différents domaines et s’entretient avec les responsables de secteur et les bénévoles. L’organisation de l’événement est comparée de manière critique à sa conception. Un autre aspect important est la vérification des consignes de sécurité. Six semaines après l’événement, nous envoyons à l’auditeur le résumé des rapports finaux, appelé revue de direction. Sur cette base, il rédige le rapport d’audit avec les mesures d’amélioration et les éventuels écarts. Lors de la réunion finale avec le comité d’organisation, qui a lieu chaque année en juin, l’auditeur est généralement présent pour commenter le rapport d’audit et répondre aux éventuelles questions. La recertification dure en général un jour et demi, l’audit de surveillance environ un jour. Ces rendez-vous ont lieu sur place et ne nécessitent pas de préparation ni de suivi.

En tant qu’organisation certifiée, que souhaiteriez-vous améliorer dans la norme ?
Jakob Etter : A mon avis, la sécurité en général n’est pas suffisamment prise en compte ; des thèmes comme la sécurité des données et la sécurité informatique devraient être davantage intégrés et contrôlés. Dans notre propre intérêt, nous accordons une grande importance au domaine de la « sécurité » et l’intégrons comme quatrième pilier dans le système de management. Les rapports finaux annuels avec l’évaluation des objectifs et les orientations sont pour nous des éléments clés qui doivent absolument être maintenus. En revanche, les aspects environnementaux pourraient être davantage mis en avant. A mon avis, les audits internes sont difficiles à réaliser lors des événements.

Quels autres événements devraient suivre votre exemple et viser également une certification selon la norme ISO 20121 ?
Jakob Etter : Les grands événements dans les domaines du sport, de la culture et du social devraient appliquer et mettre en œuvre cette norme. L’effort à fournir ne doit pas être sous-estimé, mais les avantages l’emportent nettement. L’auto-optimisation interne, les aspects de sécurité et l’impact externe sont notamment des éléments essentiels pour lesquels une certification ISO 20121 vaut la peine.

Révision de la norme ISO 20121:2012
Pour la révision de la norme, le comité de projet ISO 250 « Sustainability in event management » est réactivé sous la direction de Rolf Schwery. Le groupe de projet ISO est structuré selon le principe des délégués nationaux. Le principe suivant s’applique : un pays, un vote. L’opinion nationale de la Suisse est formée par des experts suisses au sein de l’INB/NK 174 EG 250 « Durabilité dans le management des événements ». En participant au comité de normalisation, vous pouvez contribuer à la révision de la norme, que ce soit en votant, en commentant ou en prenant part aux discussions techniques au sein du groupe de travail ISO.

La Kerzerslauf est une course à pied organisée à Chiètres dans le canton de Fribourg. Elle a lieu chaque année depuis 1978, le troisième samedi de mars. Cette année sera organisée la 45e édition. En moyenne, entre 8000 et 9000 coureurs prennent le départ. Les parcours sont de 15 km, 10 km ou 5 km. Pour les enfants, les pistes de course varient entre 300 m et 2 km. Le comité d’organisation est composé de 15 personnes. Au total, 650 bénévoles sont mobilisés pour l’organisation de la Kerzerslauf. Depuis 20 ans, la qualité, la sécurité et la durabilité sont les priorités de l’association. La course est considérée comme le Swiss Season Opening.